En Studio Domus hablamos constantemente de “WELL” o bienestar de los usuarios. Hoy es el momento de llevar esas palabra a la acción. Este plan tiene el objetivo de preservar la salud de los empleados, el cual debe de ser implementado de manera inmediata.
Definición de Pandemia:
Enfermedad epidémica que se extiende a muchos países o que ataca a casi todos los individuos de una localidad o región.
Introducción:
Ninguno de los hoy vivos, habíamos pasado por una época en la que cierran a millones de habitantes en sus casas, y a la fecha aún no hemos visto desabastecerse todos los supermercados en un solo día. Por lo que a continuación hacemos un plan de acción como empresa y damos unas recomendaciones a los trabajadores de cómo actuar en este periodo de incertidumbre. El propósito de este documento no es generar pánico sino eliminar la mayor cantidad de ansiedad e incertidumbre que podamos tener al momento de un cierre total de nuestra ciudad o país.
Plan de Acción
Objetivo Principal: Preservar la salud del trabajador durante la Pandemia. Para ello se organizará el trabajo de modo que se reduzca el número de trabajadores expuestos, estableciendo reglas para evitar y reducir la frecuencia y el tipo de contacto de persona a persona.
Objetivo Secundario: Mantener la continuidad de los avances de los proyectos sin mayor retraso o interrupción.
Obligaciones y derechos de los trabajadores:
- La empresa está obligada a informar de inmediato sobre la existencia de dicho riesgo y adoptar las medidas necesarias por si nos encontramos ante un peligro grave, inminente e inevitable que obligue a suspender las actividades dentro de las instalaciones.
- Los trabajadores podrán interrumpirla y abandonar el centro de trabajo, si aprecian un riesgo grave e inminente de contagio.
- En caso de sentir los síntomas de la enfermedad están obligados a notificar de inmediato y a retirarse de las instalaciones de trabajo; teniendo que ir a su consulta médica para verificar si está infectado. Podrán regresar a sus labores solo con la aprobación médica que lo libere de dicha enfermedad. La empresa no puede exigir a un trabajador contagiado que continúe prestando servicios desde su domicilio pese a estar asintomático, debe de dejarlo recuperarse.
- El trabajador que posea un amigo, familiar o conocido que esté contagiado y que haya estado con él 20 días atras o menos, tendrá que notificarlo de inmediato a la empresa.
- La empresa podrá dar días de vacaciones con goce de sueldo o promover el teletrabajo según lo considere oportuno a cada trabajador. Aunque este sistema de trabajo no es válido para todas las actividades y ocupaciones de la empresa, se debe de hacer la consulta a su superior.
Educación a los empleados
Se hará un taller explicando la enfermedad, pasos a seguir dentro de la empresa y el presente plan de acción con recomendaciones a seguir; a cargo de RRHH, Administración y la Gerencia.
¿Cuándo entra en vigencia el “Home office” o teletrabajo?
· En caso de que la ciudad o el país decrete un estado de cuarentena y obligue a todas las personas quedarse en sus casas.
· En el caso que en la gerencia de la empresa lo decida.
· En caso de que se detecte un posible foco de infección lo notificará.
· Si el trabajador considera que la empresa le está exponiendo a labores que puedan provocarle una infección.
· En caso de que sea padre de familia y deba cuidar a sus hijos que estén sin clases escolares o que debían de cuidar a un ser querido.
¿Cuál es la duración del “Home office” o teletrabajo?
Esta configuración posee un carácter temporal, revirtiéndose cuando desaparezcan las causas de excepcionalidad o cuarentena. Se prevee una duración indefinida de varias semanas y dependiendo de cada gobierno o ciudad.
Cuando concluya esta cuarentena, la empresa enviará un comunicado por correo y llamará a los empleados para retomar sus labores cotidianas dentro de la oficina.
¿Que pasa si el estado de prevención o cuarentena pasa a una Pandemia provocando
un Caso de Fuerza Mayor?
En caso de convertirse en un evento de fuerza mayor, la empresa está en su derecho de hacer una suspensión total o parcial de sus actividades, notificando a cada trabajador la manera en que mitigara esta contingencia para poder superar la crisis.
Instrucciones para teletrabajo:
1. Actualización de datos del empleado (dirección, teléfonos, referencias personales). Importante saber quién poseen laptop o PC en sus casa.
2. Verificar firma de NDA de cada trabajador.
3. Durante todo el Teletrabajo es responsabilidad del empleado de mantener pagados los servicio básicos de electricidad, internet y teléfono. Debe de indicar la velocidad mínima para trabajar remotamente para ver si funciona bien.
4. Los horarios laborales seguirán siendo los mismos durante el teletrabajo.
5. Catalogar a los empleados que poseen laptop o una computadora en sus casas para que puedan trabajar con la herramienta “VPN”.
6. Los empleados que no posean equipo de cómputo en sus casas entrarán en la categoría de llevarse un equipo de la oficina y aplica lo siguiente:
A. Cada uno tendrá que firma de responsable la entrega del equipo de cómputo en su residencia. Incluir accesorios como monitor, teclado, cableado, etc…
B. Actualizar datos a las aseguradoras para que los equipos de cómputo que fueran a salir de la oficina a las casas de los empleados.
C. Contrato de responsabilidad de equipo, con uso exclusivo para temas de la empresa y estrictamente en la ubicación autorizada que es su residencia. El trabajador autoriza a la empresa poder entrara a retirar el equipo en caso de que el “Home Office” o teletrabajo concluya o cuando la empresa lo considere necesario.
D. Envío de equipo en su casa coordinado por la administración de la empresa y el trabajador deberá enviar una foto en cuanto esté totalmente instalada.
¿Como funcionará el “Home office” o teletrabajo en Studio Domus?
En Studio Domus llevamos más de 18 años invirtiendo mucho en tecnología para que cuando sucediera una catástrofe natural pudiéramos hacer home office, pero nunca pensamos que este plan seria aplicado a una tema de pandemia. Recordemos que tenemos las siguientes herramientas para trabajar remotamente:
1. Google APP: toda nuestra información puede ser accesada desde sus casas. Esta plataforma nos ofrece:
A. Correo sobre gmail (terminación @studiodomus.com).
B. Hangouts: esto ya la usamos para videoconferencia entre países, ahora será usado desde casas y está amarrado a sus correos.
C. Google Drive: toda nuestra información está en la nube.
2. Software VPN: Con este programa podrán trabajar desde sus casas en sus propias laptops y conectarse a las PC’s de la oficina para que estén usando el servidor y el firewall de la empresa.
3. Revit: poseemos toda la suite de software original para todos los usuarios.
4. BIM 360: Recordemos que 100% de nuestros proyectos están en BIM 360 por lo que poseemos acceso a la plataforma de Revit. Este software lo podemos seguir usando en colaboración con nuestros clientes e ingenieros.
5. Slack: seguiremos usando este software de colaboración interna para evitar el uso del correo o WhatsApp, con esto hacemos más ordenada toda la comunicación.
¿Cómo puede apoyar un trabajador a sus familias?
En las ciudades en donde ha sido detectado algún caso abrumador de epidemia los supermercados son vaciados en horas o días después de la noticia. Lo siguiente se recomienda que sea considerado para un lapso de 3 a 4 semanas. Estas recomendaciones son buenas hablarlas con su núcleo familiar para hacer una estrategia en conjunto.
- Bancos y Cajeros: se les recomienda tener efectivo ya que el sistema financiero puede que opere de manera irregular debido a la falta de operarios financieros.
- Abastecimiento de alimentos: Comprar productos no perecederos o que duren lo más posible.
- Productos de limpieza: los más importantes son jabones de manos y desinfectantes ambientales.
- Agua Potable: lo mejor es tener un filtro de agua para mantener continuidad de abastecimiento, sino comprar suficiente agua potable.
- Combustible: si poseen moto o vehículo se les recomienda mantener tanque lleno.
- Medicamento: Los productos para la fiebre e hidratación serán los primeros en agotarse, por lo que se les recomienda comprar.
Por último, aprovechemos este momento para compartir en familia y hacer actividades que nunca tenemos el tiempo para hacer. Mantengamos la buena comunicación y ambiente en nuestras casas. Siempre recordemos hacer nuestras oraciones en estos momentos de crisis que tanto lo necesitamos.
Atentamente,
Mauricio Barillas
Founding Partner & Head of Innovation
Studio Domus
