¿Cómo preparar A mi oficina para el futuro?


Cuando hablamos de la oficina del futuro, nos vienen a mente muchas ideas:
Imaginamos hologramas, monitores transparentes, sillas flotantes, tableros invisibles, reconocimiento facial... Sin embargo estas ideas responden más a un contexto físico que al aspecto que realmente determinará el futuro de cómo trabajaremos: los seres humanos.

En Spectrum diseñamos distintos touchpoint tables para trabajar en colaboración.

En Spectrum diseñamos distintos touchpoint tables para trabajar en colaboración.

Como actores principales crearemos la oficina del futuro acorde a nuestras necesidades, ¿Cómo lo sabemos? Porque así ha sido a lo largo de los últimos 20 años. Basta con dar un vistazo a la evolución de nuestros espacios de trabajo: Hace unos años, notamos que necesitábamos más colaboración, conexión y diálogo: los cubículos desaparecieron poco a poco, hasta llegar a oficinas de plano completamente abierto. Después notamos que la privacidad, concentración, momentos a solas, libres de distracción eran necesarios: surgieron entonces espacios dedicados a momentos para estar solos y trabajar aislados. También el mobiliario cambió: se descubrió que muchas enfermedades radicaban en estar sedentarios y que es importante estar activos ciertas horas del día; hoy hay escritorios para trabajar de pie, las sillas cuidan más su aspecto ergonómico, etc.

Las soluciones y tendencias han surgido, precisamente de nuestras necesidades

La oficina del futuro no podrá ser más que un espacio diseñado para satisfacer al ser humano, tanto físico como mentalmente, para hacer nuestro trabajo más eficiente.

Existen muchísimos estudios alrededor de cómo mejorar las condiciones de los colaboradores. Más del 87% de nuestro día activo lo pasamos en la oficina, y las grandes compañías están conscientes de ello. Un reciente estudio de Microsoft definió dos tendencias importantes que mueve el motor en las oficinas: Apertura al Cambio y Capacidad de Respuesta (Resilience y Responsivenes). Estas dos tendencias no radican precisamente en el diseño o la arquitectura, sino más bien son directrices para diseñar de tal forma brinden una respuesta directa a lo que las personas necesitan para trabajar mejor. 

Los espacios de concentración son una necesidad. Por ello se diseñan para momentos específicos acorde a las áreas.

Los espacios de concentración son una necesidad. Por ello se diseñan para momentos específicos acorde a las áreas.

Responsiveness: Un espacio con capacidad de respuesta, es un espacio que ofrece soluciones inmediatas para el ajetreado día a día. Hoy día las personas no la pasan encadenados a sus escritorios como hace 5 años: hoy mucho del trabajo es reunirse, resolver en el momento y eso requiere capacidad de movilizarse (responder) y trabajar con cualquier colaborador, proveedor, consultor, con el que requiramos hacerlo, en el espacio que más nos convenga.

Resilience: Y un espacio responsivo, es resiliente por default. Esto significa que adapta a los cambios de forma rápida. La oficina debe ser nuestro mejor aliado, el espacio debe ser cómodo y natural. Debemos luchar por trabajar en espacios resilientes cada vez más. 

Por otra parte, estamos convencidos que la oficina del futuro tendrá diferentes soluciones a nivel de tecnología y diseño arquitectónico que aporte a una cultura laboral dinámica. Espacios responsivos y resilientes que tomen en cuenta las siguientes características:

A. Tecnología como aliado

Para muchas organizaciones el correo es aún el método primario de comunicación, pero nos atreveríamos a decir que esto cambiará. Los chats, las plataforma multitrabajo personalizadas, las redes sociales internas, todo lo que resuelve en el momento, será lo más efectivo. Tomando en cuenta que hoy día más del 76% de usuarios trabajan desde dispositivos móviles, definitivamente debemos diseñar espacios que acojan este tipo de soluciones tecnológicas. Todo debe proveer al usuario una experiencia personalizada de trabajo. 

Salas de reuniones flexibles en tamaño y cantidad.

Salas de reuniones flexibles en tamaño y cantidad.

B. El diseño como un diálogo

Recientemente el mundo corporativo huye de los espacios claustrofóbicos, llenos de cubículos. El espacio abierto es una tendencia que a la mayoría de colaboradores, motiva y estimula. Además de maximizar el espacio, los espacios abiertos son perfectos para la nueva generación de talentos: son personas que crecieron con la tecnología al alcance de la mano, están acostumbrados a un ritmo multitareas y a colaborar con sus colegas. 

Los ejecutivos de la Generación X y los Baby Boomers aún tienen dificultad de la idea de espacios abiertos, porque han trabajado toda la vida en oficinas grandes con espacios privados, sin embargo, para ello se han diseñado soluciones como cabinas privados, salas de reuniones, y algunas oficinas privadas que contrarestan el efecto. Los espacios abiertos se enfocan más en generar escenarios de trabajo, que estaciones de trabajo. De esta forma los colaboradores pueden movilizarse de un escenario a otro acorde al tipo de trabajo que están haciendo hoy día. 

C. Cultura de Co-working

Colaboración. Esta es la meta de muchas compañías porque un ambiente así, incentiva a la productividad, creatividad e innovación. La colaboración conecta a las personas y les permite generar relaciones interpersonales significativas.

Espacios que invitan a colaborar, al brainstorming, a la creatividad y a la solución inmediata.

Espacios que invitan a colaborar, al brainstorming, a la creatividad y a la solución inmediata.

De cualquier manera, la evolución hacia la oficina del futuro radica en el ser humano. Por ello es importante que antes de diseñar o planificar cualquier espacio de trabajo, se tome en cuenta a los trabjadores y sus necesidades. 

Sea incluyente en sus decisiones, en términos de comprender el workflow de su compañía y de las necesidades que sus colaboradores y colegas necesitan. Cuando las personas se sienten valorada sy tomadas en cuenta, cualquier toma de decisión es bienvenida y el resultado es más exitoso. 

La respuesta a cómo será su oficina en el futuro, tanto a nivel de tecnología, diseño y cultura organizacional, radica en el corazón de su propia compañía. 

*con información de businessnewsdaily.com y Microsoft News.